Länsstyrelsen i Stockholms län

Från tanke till handling

Med Prodacapos lösningar för processoptimering och balanserat styrkort har Länsstyrelsen i Stockholm hittat konkreta verktyg för att effektivisera sin verksamhet. Efter en kartläggning och analys av alla delar inom organisationen kan Länsstyrelsen nu mäta, styra och optimera sin verksamhet med hjälp av styrkort som alla medarbetare har tillgång till via det interna nätverket.

Sedan februari 2009 har Länsstyrelsen i Stockholm fokuserat på att effektivisera sin verksamhet. Genom att kartlägga alla interna processer och koppla dem till tydliga och mätbara mål har man idag kommit en bra bit på vägen mot att bli en kundstyrd myndighet.

 

"Länsstyrelsen Stockholm samordnar all statlig verksamhet inom länet. Det är en mycket diversifierad typ av verksamhet inom länet. Varje år fattar vi över 60 000 beslut som rör allt från tillståndsgivning för övervakningskameror till nya naturskyddsområden och regler för båtbottentvättar. Vi handlägger ca 1100 kommunala detaljplaneärenden och 1400 överklaganden av bygglovsärenden", berättar Staffan Ivarsson, chefscontroller på Länsstyrelsen i Stockholm.

 

PROCESSKARTLÄGGNING

"Projektet började med att vi helt enkelt intervjuade medarbetare och chefer och bad dem beskriva hur deras arbete egentligen gick till. Resultatet blev ett antal Excel-ark som visade våra interna processer. Men det var svårt att bygga en stabil ekonomistyrningsmiljö utifrån dessa ark. Snart kom vi ett steg vidare och då analyserades allt utifrån ett riskperspektiv. Vi valde ut 15 processer och bildade projektgrupper som fick kartlägga dem", fortsätter Staffan Ivarsson. Processkartorna visade nulägen respeketive nylägen, det vill säga hur man ville att arbetet skulle gå till.

SYSTEMBEHOV

"När jag började på Länsstyrelsen hade man beslutat sig för att verkligen satsa på att effektivisera verksamheten. Jag märkte ganska snart att vi som en del i detta behövde något typ av system som kunde användas av alla och fungera som ett underlag i det dagliga arbetet", säger Staffan Ivarsson.

 

Staffan kom i kontakt med företaget Prodacapo via Länsstyrelsen i Västra Götaland, som redan jobbade med Prodacapos mjukvara. Efter en noggrann utvärdering av ett antal aktörer fann man att Prodacapos system bättre mötte myndighetens behov. I september 2009 slöts ett avtal med Prodacapo.

 

"Inom offentlig förvaltning finns det otaliga dokument som beskriver mål och visioner, men det är sällan intentionerna leder fram till konkreta och mätbara resultat. Med hjälp av Prodacapos styrkort leds våra strategier, mål och handlingar vidare till konkreta förbättringar". Staffan Ivarsson.

"Med Prodacapos styrkort kan vi kommunicera och konkretisera strategin till samtliga nivåer. Alla mäts på samma sätt och man lär av varandra. Det bygger engagemang och ansvarskänsla."

Staffan Ivarsson
Chefscontroller, Länsstyrelsen i Stockholms län

 

BALANSERAT STYRKORT

När processoptimeringsdelen var klar påbörjade arbetet med att skapa Länsstyrelsens specifika balanserade styrkort. Staffan berättar:

"Vi valde bort alla fluffiga indikatorer, såsom egna bedömningar om oss själva. Vi ville bara ha objektiv information utifrån. Exempelvis elektroniska diarier, ekonomisystemet Agresso samt professionella kundundersökningar, till exempel svenskt kvalitetsindex.

 

När jag såg att inläsningen av mätetalen kan automatiseras och man enkelt kan koppla mätpunkter ner mot själva processen och snabbt göra förändringar insåg jag at det också leder till att man enkelt kan åtgärda saker och ting!"

 

Länsstyrelsens samtliga mål i verksamhetsplanen samt 90 särskilda regeringsuppdrag är noggrant dokumenterade och inkorporerade i det balanserade styrkortet. Målen och regeringsuppdragen är riskbedömda och åskådliggörs i styrkortsmiljön. Alla kärnprocesser följs upp i styrkortet 3 ggr/år. Länsstyrelsens modell bygger på Prodacapos standardsystem för processer och styrkort, men modellen är helt anpassad till Länsstyrelsens verksamhet.

 

HANDLINGSPLANER

Behörigheten skiftar beroende på behov och arbetsuppgift. Länsstyrelsen skapar organisationsövergripande handlingsplaner med uppföljning på önskad organistionsnivå, nedbrutet eller aggregerat.

Alla användare kan enkelt komma åt styrkortet och få en tydlig bild av hur egna och andra avdelningar ligger till i förhållande till målsättningar och planer. På så sätt kan alla fatta bättre beslut och arbeta gemensamt för att kontinuerligt förbättra verksamheten.

STYRKORTET - ETT STÖD I DET DAGLIGA ARBETET 


"Vi ägnade ca 4 månader till att bygga och implementera vårt styrkort. De flesta insåg snabbt fördelarna med det här sättet att jobba. Alla gillar att vara delaktiga och de flesta tycker att styrkortet stödjer dem i det dagliga arbetet", konstarerar Staffan Ivarsson.

 

"Det är även viktigt att ledningen är tydliga i vad de vill, att de är välinformerade och motiverade. Vår ledning har varit otroligt tydliga med varför vi gör det här och var ansvaret ligger. Jag har fått ett mycket tydligt mandat och det har varit bra."

 

RÄTT LEVERANTÖR

Staffan vill också peka på vikten av att välja "rätt" leverantör.

 

"Vi fick en samarbetspartner som inte bara är kunnig på det tekniska området utan även förstår styrkortsfilosofi och har inblick i verksamheter som liknar vår, även utanför Sverige."

 

NÄSTA STEG

I nästa steg överväger Länsstyrelsen att koppla på fler lösningar från Prodacapo till sin existerande modell.

 

"Det går att addera managementdelar och ett kostnadsfördelningssystem, så kallat ABC/M, activity based costing/management, vilket innebär att man bryter ner processerna på ytterligare detaljnivå", avslutar Staffan Ivarsson.

Vad våra kunder säger

"Att implementera Prodacapo var ett strategiskt beslut som vi fattade för att kunna möta de nya marknadsförutsättningarna för hälso- och sjukvården i Nederländerna."

Niek Bossché
Projektledare, Erasmus MC

”Genom att använda TDABC i Prodacapo får vi en kostnadskalkyl som är enkel att uppdatera och underhålla, en kostnadsmodell som verksamheten förstår och en enhetlig metod för att spåra kostnader till vårdkontakter.”

Roland Ylander
KPP-ansvarig, Jämtlands läns landsting

"Vi valde Prodacapo för deras flexibla verktyg och deras långa och beprövade erfarenhet. Med hjälp av Prodacapo har vi koll på lönsamheten på våra olika lösningar (fast telefon, familje-erbjudanden, fiber, etc.) och kan följa upp kostnader per lösning och affärsområde. Vi använder även Prodacapo till vår interna fakturering."

Håkan Sandermo
Business Controller, Telenor

Erasmus MC
Jämtlands läns landsting

Redo för en förändring?