Landstinget i Uppsala Län

Röntgenkostnader som tål genomlysning

 

Tidigare fick röntgenavdelningarna på Akademiska sjukhuset i Uppsala och Enköpings lasarett slita hårt för att beräkna och förstå sina kostnader och prislista. Kalkylen som låg till grund för prislistan hade 20 år på nacken, var svår att uppdatera och saknade transparens. Det var svårt att redovisa vilka produkter och kostnader som ingick i priset till röntgenkunderna.

 

Idag har personal och ledning däremot all anledning att känna sig nöjda efter att tillsammans ha arbetat fram en tillförlitlig, tydlig och transparent självkostnadsmodell. Nu kan alla lita på kostnadsberäkningen som utgör grunden till en ny prislista.

Projektgrupp med engagemang

Inför projektstart betonade sjukhusledningen vikten av en kompetent och väl sammansatt projektgrupp. Det resulterade i en projektgrupp med nyckelpersoner från Uppsala och Enköping såsom verksamhetschefer, läkare, sjuksköterskor, administratörer, ekonomi- och produktionsansvariga, IT-personal, projektledare, m.fl.

Projektgruppen fick stöd av en styrgrupp bestående av representanter från såväl landstingets koncernledning som sjukhusledning. Med sitt övergripande projektansvar fick Adel Shalabi en nyckelroll i styrgruppen.

"Inget annat landsting har tagit fram ett så grundligt prisunderlag", säger Adel Shalabi.

 

"Våra projektmål var att ta fram en självkostnadsmodell som underlag till ny prislista, implementera ett system för kostnadsberäkning och simulering samt reducera antalet undersökningskoder och ta fram gemensamma koder för Enköping och Uppsala", säger Per Kjellberg, operativ projektledare.

 

"Ett av de roligaste projekt jag har arbetat i", säger Mikael Thomasson, verksamhetskonsult. Produktionschef Ann Malmberg håller med: "Det bästa projekt jag varit med om, som vi tjänat mest på och som faktiskt kommer att fortleva."

 

"Prodacapos konsult har varit en viktig diskussionspartner och det metodstöd vi har fått har varit ovärderligt."

Ulf Ekstrand, ekonomichef, DAT-divisionen.

Transparent självkostnadsmodell

Det primära målet var att skapa en självkostnadsmodell som underlag för prissättning. Ett år efter projektstart kom kvittot på måluppfyllelse när den första fakturan skickades ut med självkostnadskalkylen som underlag.

 

"Verksamheten har fått en bättre ekonomisk förståelse och ett nytt sätt att tänka. Projektet har lyft ekonomin till en nivå där vi har kontroll på ett helt annat sätt", säger Per Kjellberg.

"Nu ser vi tydligt vad vi gör, vad det kostar och vad som påverkar kostnaderna. Även kunderna uppskattar vår transparenta kostnadsredovisning. Vi har en bättre kommunikation och kan diskutera prislistan och gemensamma effektivitetsvinster", säger Eva Telne, projektägare och divisionschef, DAT.

 

Från Excel till Prodacapo

Ekonomichef Ulf Ekstrand var en av dem som förordade ett system. "Inte Excel en gång till!", deklarerade Ulf och hänvisade till behovet av att kunna uppdatera, justera och analysera kostnaderna i ett flexibelt och personoberoende system. Efter studiebesök hos andra landsting valde styrgruppen en egen lösning med systemet Prodacapo.

 

"Alla måste förstå kostnadsmodellen. Prodacapos grafiska visning av kostnadsspårningar hjälper oss att härleda kostnader och tillsammans med verksamhetscheferna känna tillit till siffrorna och verifiera att vi tänkt rätt. I kalkylöversikten ser vi snabbt om alla kostnader fördelats", säger Ulf Ekstrand.

 

"Nu finns en ovärderlig koppling mellan ekonomi och produktion som vanligtvis är svår att uppnå."

Adel Shalabi
Verksamhetschef, BFC, Landstinget i Uppsala län

Nya och lättanvända undersökningskoder

Tredje målen var att reducera antalet undersökningskoder och använda gemensamma koder i Enköping och Uppsala. Samtidigt som arbetet med koderna pågick arbetade även projektgruppen med att definiera de produkter som skulle kostnadsberäknas i Prodacapo. Tack vare upplägget i Prodacapo och stöd från Prodacapos konsult blev det tydligt hur undersökningskoderna skulle struktureras och användas.

 

Resultatet blev en ny enklare produkt- och kodstruktur. De nya koderna förenklar registrering och kostnadsberäkning av undersökningarna, vilket i sin tur bidrar till tydligare fakturor.

 

"Med en mer detaljerad kodregistrering får vi även ett mer detaljerat statistikunderlag, vilket i sin tur medför bättre kvalitetsuppföljning," säger överläkare Tomas Bjerner.

 

Brobygge mellan ekonomi och produktion

Vägen till en transparent självkostnadsmodell har inte varit sprikrak, men alla är eniga om att arbetet varit mödan värd med både planerade och oförutsedda positiva resultat.

 

Adel Shalabi menar att självkostnadsmodellen hjälpt dem att förtydliga sin verksamhet och för Ann Malmberg är kostnadsmodellen till stor hjälp i både verksamhetsplanering och budgetarbete.

 

"Framförallt finns en ovärderlig koppling mellan ekonomi och produktion som vanligtvis är svår att uppnå," säger Adel Shalabi.

 

"Nu har vi en kostnadsmodell som beskriver vår verksamhet ur ett ekonomiskt perspektiv. Vi har produktifierat och kostnadsberäknat arbeten som tidigare saknade tydliga beskrivningar (ex. ronder)", säger Tomas Bjerner.

 

"Den enhetliga modellen för Enköping och Uppsala har gagnat vårt landstingssamarbete. Tack vare projektet har vi fört strategiska diskussioner som berör hela landstinget", säger Eva Telne.

Verktyg för simulering

Radiologiskt centrum har länge övervägt undersökningar nattetid för ökad tillgänglighet och jämnare utnyttjande av utrustning.

 

"Efter simulering i Prodacapo insåg vi att detta var fullt möjligt och ekonomiskt försvarsbart. Vi såg även hur länge vi kunde hålla nattöppet med lägre beläggning utan negativ ekonomisk påverkan. Nu kan vi också beräkna t.ex. hyreskostnader för väntrum och effekten av att minska utrymmet av tomma vänterum till förmån för annat", säger Ann Malmberg. 

 

Projektets framgångsrecept

En framgångsfaktor har varit den tydliga projektledningen med Per Kjellberg som operativ projektledare. Per hänvisar till verksamhetskompetensen och engagemanget i projektgruppen, stödet från ledning och styrgrupp och konsultstödet från Eva Carlén, Prodacapo. Han framhäver styrgruppens bidrag till resurstilldelning, effektiva möten och snabba beslut som oerhört värdefullt.

 

"Projektet har tagit tid från verksamheten. Men det har det varit värt!" säger Adel Shalabi och fortsätter: "Informationsmöten under projektets gång har skapat delaktighet och utrangerat ev. osäkerheter. Tidig kundinvolvering har inneburit att kunderna känt sig delaktiga i kostnadsberäkningarna."

 

Tomas Bjerner påpekar vikten av den gemensamma målbilden, strävan efter en helhetssyn, det kollektiva ansvaret och att som projektmedlem inte bevaka sina egna intressen.

 

"Mitt bästa tips till andra är att göra ett studiebesök hos oss!" säger Ann Malmberg.

 

Nästa steg

Eftersom självkostnadsmodellen är så transparent och verksamhetsnära är alla måna om att den ska fortleva. Nästa steg blir att förvalta modellen för fortsatt underhåll, uppdatering och simulering. Med vind i ryggen har landstinget gått vidare och börjat kostnadsberäkna konkurrensutsatta Akademiska laboratoriet.

Vad våra kunder säger

"Innan Prodacapo så var vår finansiella planeringsprocess manuell, komplex och baserade sig på kalkylblad."

 

Stephen Douglas

Manager of Financial Planning and Analysis, Alberta Blue Cross

"Att implementera Prodacapo var ett strategiskt beslut som vi fattade för att kunna möta de nya marknadsförutsättningarna för hälso- och sjukvården i Nederländerna."

Niek Bossché
Projektledare, Erasmus MC

"Med Prodacapo erhåller vi bättre informationsunderlag och mer precis patientkostnadsdata."

 

"För oss är det väldigt viktigt att kunna analysera medicinsk praxis och kvalitet, för styrning och jämförelser på olika nivåer och avdelningar. Prodacapo ger oss till exempel bättre styrningsunderlag vad gäller resursåtgång per patientbehandling."

 

Reidun Martine Rømo

Ekonomichef, Helse Midt-Norge

”Genom att använda TDABC i Prodacapo får vi en kostnadskalkyl som är enkel att uppdatera och underhålla, en kostnadsmodell som verksamheten förstår och en enhetlig metod för att spåra kostnader till vårdkontakter.”

Roland Ylander
KPP-ansvarig, Jämtlands läns landsting

Alberta Blue Cross logotype
Erasmus MC
Helse Midt Norge
Jämtlands läns landsting

Redo för en förändring?