Landstinget Dalarna

Landstinget Dalarna syr ihop TKB & KPP

Med hjälp av Prodacapo redovisar Landstinget Dalarna både totalkostnadsbokslut (TKB) och kostnad per patient (KPP) till SKL. "Med Prodacapo har vi en stark standardprodukt som grund och ett flexibelt ramverk för vårt KPP-arbete", säger Urban Hedlund, controller och KPP-ansvarig på LT Dalarna.

 

"Prodacapo är ett flexibelt verktyg som kan anpassas utifrån våra processer och vår verksamhet. Det är viktigt att inte vara styrda av verktyget." Urban Hedlund.

VAL AV KPP-SYSTEM

När LT Dalarna fattade beslut om att införa KPP ville de komma igång så snart som möjligt. De började med att granska de KPP-system som fanns på marknaden samt utvärdera de system som användes av övriga landsting. LT Dalarna letade främst ett system som kunde användas för att snabbt leverera KPP-data och på längre sikt användas för att göra KPP till en naturlig del i uppföljningsarbetet.

 

När Urban Hedlund tillträdde som KPP-ansvarig på LT Dalarna hade landstinget redan valt en systemleverantör efter upphandling via ramavtalet.

 

"Men när Prodacapo kom hit och visade sin lösning ville jag byta direkt. Prodacapo var mycket mer tekniskt moget och en mer robust lösning. Vi kunde använda Prodacapo till så mycket mer än vårt dåvarande system", säger Urban och fortsätter:

 

"Jag föll för flexibiliteten, den mogna programvaran och det grafiska gränssnittet som visar flödet. Man kan göra mycket mer själv i Prodacapo. Det är även en väsentlig prestandaskillnad. Tidigare tog det fyra timmar att kalkylera TKB. Prodacapo fixade detsamma på 8 minuter."

 

"Vi har fått ett utmärkt stöd från Prodacapo, både vid implementationen och i det löpande KPP-arbetet." Urban Hedlund.

LT Dalarna implementerar Prodacapo

LT Dalarna bytte systemleverantör till Prodacapo. För snabbt kunna leverera KPP-data med begränsade resurser valde landstinget att fokusera på KPP som ett rent ekonomiskt projekt, utan några verksamhetsföreträdare.

 

"Rent tekniskt gick det väldigt snabbt och smidigt att implementera Prodacapo. Prodacapo Support fick våra inloggningsuppgifter och sen låg den bara där, installerad och klar. Det enda jag gjorde var att se till att de som skulle ha tillgång till Prodacapo fick tillgång till rätt delar", berättar Urban.

 

"Det stora arbetet med KPP är inte teknik. Det är att jobba igenom kalkylerna och produkstrukturerna", konstaterar Urban.

 

Tips kring modellbygget

Med stöd av Prodacapo byggde LT Dalarna själva upp KPP-modellen under det första året. De utgick från en grundplan som modifierades utmed vägen och provade sig fram till en grundmodell i Prodacapo. Året därpå ändrade de strukturen för kostnadsfördelningen.

 

"Med facit i hand rekommenderar jag ett bra förarbete och en viss disciplin i upplägget av KPP-modellen. Prodacapo är väldigt flexibelt och anpassninsgsbart. Oavsett hur du vill bygga din modell går det att lösa. Med Prodacapo är vi t.ex. inte bundna till fasta rapporter. Men mitt råd är att hålla sig till en tydlig linje så att modellen inte blir för krånglig. Vi skulle ha anpassat oss lite mer till programvaran och använt oss av fler standardfunktioner, t.ex. lexikon", säger Urban.

"Kvaliteten i inrapporterat data till SKL är mycket bättre nu när vi använder Prodacapo."

Urban Hedlund
KPP-ansvarig, Landstinget Dalarna

REFLEKTIONER

För att driva och vidareutveckla ett KPP-projekt krävs kontinuerligt arbete och tillräckligt med resurser. Urban har enbart 10% av sin arbetstid implementerat Prodacapo och drivit LT Dalarnas KPP-projekt. "Antal tillldelade resurser har varit för få", konstaterar Urban.

 

Landstinget prioriterar nu en större satsning och avsätter mer tid till KPP-arbetet. Urban rekommenderar att skapa ett projekt av KPP-arbetet om det annars är svårt att få tydligt avsatta resurser.

 

"Det behövs en drivande beställare från ledningen som visar nyttan av projektet och ger sitt stöd i officiella sammanhang samt ser till att det sätts av tillräckligt med resurser och tid. Greppa inte heller för mycket på en gång. Bestäm er för vart ni ska i tydliga drag och ta sedan en del i taget, ex. slutenvård först och sedan öppenvård", säger Urban.

 

Stödet från Prodacapo har varit utmärkt hela vägen och när vi vi har behövt hjälp så har vi fått hjälp med rätt saker direkt. Jag är väldigt positiv till Prodacapo.

 

"Jag är väldigt positiv till Prodacapo. Vi har fått mer stöd än vad man kan förvänta sig inom ramen för ett supportavtal." Urban Hedlund.

KOSTNADSREDOVISNING MED PRODACAPO

Innan LT Dalarna använde Prodacapo till sin TKB och KPP-redovisning ifrågasatte andra landsting om de siffror som LT Dalarna redovisade till SKL verkligen var korrekta. Nu känner sig Urban däremot säker på att de siffror han lämnar in är korrekta. Med hjälp av Prodacapo kan han även hitta eventuella felaktigheter i själva grunddatat som importeras till Prodacapo.

 

Tidigare gjordes en betydligt grövre fördelning av kostanderna, men nu har landstinget förfinat kostnadsfördelningen.

"KPP är ännu inte tillräckligt inarbetat i landstinget för att påverka verksamhetsstyrningen. Det beror mindre på verktyget än på vår organisation kring KPP. Vi har inte hunnit använda KPP till mer djuplodande analyser ännu", säger Urban.

 

MOT VIDARE MÅL

LT Dalarna strävar mot att KPP ska bli en naturlig del av uppföljningsarbetet och avsätter nu mer tid till KPP-projektet. Målet är att kunna stämma av TKB mot KPP på kronan.

 

Landstinget planerar även att använda utdatat från Prodacapo till ekonomisk djupanalyser. Tanken är att hålla ihop KPP-redovisningen med lanstingets ordinarie beslutsstöd för att slippa hämta data från flera håll. Nästa steg blir att använda Prodacapos webblösning för att visa resultatet för ekonomer inom landstinget.

Vad våra kunder säger

"Innan Prodacapo så var vår finansiella planeringsprocess manuell, komplex och baserade sig på kalkylblad."

 

Stephen Douglas

Manager of Financial Planning and Analysis, Alberta Blue Cross

"Att implementera Prodacapo var ett strategiskt beslut som vi fattade för att kunna möta de nya marknadsförutsättningarna för hälso- och sjukvården i Nederländerna."

Niek Bossché
Projektledare, Erasmus MC

"Med Prodacapo erhåller vi bättre informationsunderlag och mer precis patientkostnadsdata."

 

"För oss är det väldigt viktigt att kunna analysera medicinsk praxis och kvalitet, för styrning och jämförelser på olika nivåer och avdelningar. Prodacapo ger oss till exempel bättre styrningsunderlag vad gäller resursåtgång per patientbehandling."

 

Reidun Martine Rømo

Ekonomichef, Helse Midt-Norge

”Genom att använda TDABC i Prodacapo får vi en kostnadskalkyl som är enkel att uppdatera och underhålla, en kostnadsmodell som verksamheten förstår och en enhetlig metod för att spåra kostnader till vårdkontakter.”

Roland Ylander
KPP-ansvarig, Jämtlands läns landsting

Alberta Blue Cross logotype
Erasmus MC
Helse Midt Norge
Jämtlands läns landsting

Redo för en förändring?